Guidelines

Gesetzeskonformität bildet die Grundlage für jedes Corporate-Governance-Framework. Als Hauptverantwortlicher ist der Manager zuständig dafür, dass angemessene Systeme zur Verfügung stehen, um die Konformität zu überwachen, zu bestätigen und Anlegern und Non-Executive Officers offenzulegen. Die Non-Executive Officers sollten den Manager in all diesen Bereichen überwachen und zu diesen Themen externen Rat erbitten können. Die Anleger sollten dem Manager alle erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen und jegliche Zweifel in Bezug auf die Gesetzeskonformität des Vehikels umgehend aufzeigen.

Die Anlagebedingungen des Vehikels bilden die gesetzliche Grundlage, auf der Anleger ihre Rechte ausüben können. Um die Einhaltung der Bedingungen zu kontrollieren und zu überwachen, sollte der Manager zweckmäßige Verfahren und Systeme einführen und allen beteiligten Parteien die Konformität des Vehikels vollständig offenlegen. Die Rolle der Non-Executive Officers (die Terme Non-Executive Officers, unabhängige Direktoren und Anlegervertreter in den Corporate-Governance-Richtlinien und in dieser Zusammenfassung sind austauschbar) besteht darin, den Manager in dieser Hinsicht zu beaufsichtigen. Die Anlagebedingungen müssen unmissverständlich sein, sodass sie von allen Parteien akzeptiert und eingehalten werden können.

Vehikel-Beschlussfassung: Wenn Anleger in ein Vehikel investieren, erteilen sie einem Manager ein Immobilienanlegemandat. Der Manager hat anschließend die treuhänderische Verpflichtung, dieses Mandat auf professionelle Weise im Rahmen der Parameter des Mandats auszuführen. Anleger sollten allerdings die Kontrolle über die wesentlichen Parameter behalten, die dem Investitionsmandat zugrunde liegen, beispielsweise über Änderungen der Investitions- und Finanzierungsstrategie oder des Managerhonorars. Der Schwellenwert für Anleger, der erforderlich ist, um wesentliche Veränderungen vorzunehmen, sollte festgelegt werden. Genehmigungsschwellen sollten realisierbar sein, zu niedrige oder zu hohe Schwellenwerte sollten deswegen vermieden werden (Sperrstimmen).

Neben den Anlagebedingungen ist der Manager auch dafür verantwortlich, einen Verhaltenskodex einzurichten, dessen Einhaltung von den Non-Executive Officers und den Anlegern beaufsichtigt wird. Der Verhaltenskodex bezieht sich unter anderem auf angemessen kompetentes, ausgebildetes und angeleitetes Personal aller Parteien, die am Vehikel beteiligt sind. Während die Non-Executive Officers dafür zu sorgen haben, dass der Manager adäquate interne Kontrollen eingerichtet hat, beaufsichtigen die Anleger ihrerseits die Non-Executive Officers in dieser Hinsicht. 

Versäumnis von Anlegern: Die  Vehikeldokumentation  sollte eine Klausel beinhalten, in der Rückstellungen für den Fall festgelegt sind, dass Anleger den Kapitalabrufen nicht nachkommen. Darin enthaltene Strafmaßnahmen und Rechtsmittel sollten automatische Vorgaben, Benachrichtigung der Non-Executive Officer oder der anderen Anleger, Zwangsverkauf und Stimmrechte thematisieren.

Investitionsausschuss: Es sollte ein Investitionsausschuss eingerichtet werden, der grundlegende Veränderungen an der Investitionsstrategie und dem Geschäftsplan einzelner Aktiva beurteilt. Die Struktur sollte in die Governance-Grundsätze des Vehikels eingebettet sein. 

Einsatz von Drittparteien: Die Vehikeldokumentation sollte jeglichen Einsatz von Drittanbietern aufführen, einschließlich der ihnen übertragenen Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten. Ein Kontroll- und Überwachungssystem zwischen dem Manager, dem Treuhänder und der Zahlstelle sowie jegliche Zustimmungsanforderungen der Anleger im Hinblick auf Ernennung oder Ablösung sollten offengelegt werden. 

Verfahren zur Risikokontrolle: Die Vehikeldokumentation sollte deutlich die zugehörigen Verfahren zur Risikokontrolle beschreiben und erläutern auf welche Weise diese vom Manager überwacht, gemessen und berichtet werden. 

Der vierte Grundsatz des Corporate-Governance-Moduls umreißt die Hauptrechenschaftspflicht des Managers für das Vehikel, seine Anleger und seinen profitablen Geschäftsbetrieb innerhalb des gesetzlichen Frameworks. Die Non-Executive Officer sind den Anlegern gegenüber verantwortlich, während diese ihren eigenen einschlägigen Einrichtungen gegenüber rechenschaftspflichtig sind. Um die Kompetenzen und die Vertrauenswürdigkeit der Manager zu beurteilen und jegliche diesbezüglichen Zweifel melden zu können, muss den beteiligten Parteien der Zugang zu allen erforderlichen Informationen gewährt werden.

Haftungsfreistellung: Das Vehikel sollte eine Haftungsfreistellungs- und/oder Entlastungsklausel beinhalten, welche die Rechenschaftspflicht des Managers dem Vehikel gegenüber unter bestimmten Bedingungen aufweichen kann. Die Anlagedokumente sollten auslegen, ob es Einschränkungen für den Fall von Verlusten gibt, die dem Vehikel aufgrund von direkten oder Folgeverlusten entstehen.

Entlassung des Managers nach Belieben: Das Framework des Vehikels sollte eine Klausel bezüglich einer Entlassung nach Belieben, auch „unverschuldeten Entlassung“, beinhalten, mit der das Mandat des Managers auf mehrheitliche Forderung der Anleger beendet werden kann. Die Dokumentation sollte die Rechte des Managers im Hinblick auf ausstehende Honorare und Zinsen für einen solchen Fall deutlich darlegen.

Entlassung des Managers aus triftigem Grund: Das Vehikel sollten eine Klausel für die „Entlassung aus triftigem Grund“ umfassen, die den Anlegern, abhängig von einem festgelegten Schwellenwert, jederzeit das Recht zugesteht, über die Kündigung des Managers abstimmen zu lassen. Die Vehikeldokumentation sollte deutlich beschreiben, wie ein Grund ermittelt werden kann.

Non-Executive Board: Wenn das Vehikel über ein Non-Executive Board verfügt, sollten die Auswahlkriterien für die unabhängigen Direktoren deutlich in der Vehikeldokumentation definiert sein und sich hauptsächlich auf die Intensität und den Umfang der relevanten Erfahrungen richten. Es sollten Verfahren vorhanden sein, die dafür sorgen, dass bedeutende Entscheidungen vom Manager zwecks Prüfung und Genehmigung empfohlen und nicht ausschließlich nach Rücksprache mit dem Ausschuss getroffen werden können. Die Non-Executive Officers können einen externen Berater auf Kosten des Vehikels beauftragen und verfügen über eine angemessene Versicherung.

Transparenz ist eine der Grundlagen der allgemeinen INREV-Richtlinien und bildet den fünften Grundsatz des Corporate-Governance-Frameworks. Transparenz und umfassende Berichterstattung sind für jedes Vehikel unerlässlich, damit es berechenbar und für die beteiligten Parteien nachvollziehbar ist. Folglich ist der Manager dazu verpflichtet, seine Berichte rechtzeitig, korrekt und ausführlich vorzulegen und über Themen, wie Strategie, Fortschritt und Leistung des Vehikels zu informieren. Das Berichtformat sollte es Anlegern und Non-Executive Officers ermöglichen, die Leistung des Vehikels und die damit verbundenen Risiken nachzuvollziehen und zu ermessen, bis zu welchem Grad der Manager seinen Verpflichtungen nachkommt.

Recht von Anlegern auf Erteilung von Informationen: Der Manager sollte regelmäßige Meetings mit den Anlegern vereinbaren, um diesen die Möglichkeit zu bieten, Fragen zu stellen und ihre Meinung zu äußern. Anleger sollten jederzeit die Möglichkeit haben, ein solches Meeting einzuberufen, um über alle Fragen zu reden, die von Belang sind. Dasselbe gilt für das Recht der Anleger, die Bücher und Aufzeichnungen des Anlagevehikels und des Managers einzusehen oder einen externen Auditor mit der Durchführung eines Audits zu beauftragen.

Berichterstattung entsprechend den INREV-Richtlinien: Der Manager sollte, wo relevant,  deutlich darlegen, an welcher Stelle er die INREV-Richtlinien befolgt und erläutern, wo er von diesen Richtlinien abweicht. 

Zusatzvereinbarungen: Das Vehikel sollte keine Zusatzvereinbarungen eingehen, außer, wenn diese in der Vehikeldokumentation ungeachtet des  Zusageniveaus  oder des Zusagedatums dargelegt sind. Die Bedingungen der Zusatzvereinbarungen sollten auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden. Anleger können sich auf alle Zusatzvereinbarungen zwischen dem Vehikel und anderen Anlegern stützen. Der Manager akzeptiert keinerlei Änderungen von Zusatzvereinbarungen mit Anlegern, die sich nachteilig auf andere Anleger oder die Ökonomie des Vehikels auswirken können, ohne die Einwilligung der Anleger einzuholen.

Es wird davon ausgegangen, dass der Manager im Interesse der Anleger handelt und das Vehikel so strukturiert, dass ein besserer Interessenausgleich stattfinden und Interessenkonflikte auf transparente Weise bewältigt werden können. Es ist maßgeblich, dass keine Risikobereitschaft gefördert wird, die unvereinbar mit dem Risikoprofil des Vehikels ist. Es muss ein schriftlich verfasstes Protokoll über die Abhandlung von Interessenkonflikten im Rahmen des Vehikels eingeführt werden, das skizziert, wie im Fall von neuen Sachverhalten,  Rückzahlungen  und Übertragungen von Eigenkapital innerhalb des Vehikels sowie bei Koinvestitionsmöglichkeiten mit den Anlegern umgegangen wird. Die Anleger sollten einerseits das Vehikel und die Non-Executive Officers frühzeitig darüber in Kenntnis setzen, wenn das Vehikel ihres Erachtens nach nicht in ihrem besten Interesse geführt wird. Andererseits sollten sie das Vehikel über jedweden Interessenkonflikt informieren, der seinen Ursprung in ihren eigenen Organen hat. In diesem Fall sollten die Anleger rechtzeitig und ordnungsgemäß alle erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen, damit der Manager angemessene Maßnahmen ergreifen kann.

Koinvestition: Die Koinvestitionsvereinbarungen sollten für die Laufzeit des Vehikels gelten und vorsehen, dass Schlüsselpersonen und andere Personen, die das Vehikel betreiben, eine bedeutende Summe in das Vehikel investieren. 

Schlüsselpersonen: Eine kleine Gruppe von Personen sollte zu Schlüsselpersonen ernannt werden. Der Weggang dieser Personen würde ein Key Man Event auslösen, das möglicherweise mit einer Sistierung des  Investitionszeitraums einhergehen würde. Wenn innerhalb eines festgelegten Zeitraums kein Ersatz gefunden wird, kann das Vehikel aufgrund von Verschulden beendet werden.

Vergütung und Übertragsstruktur: Die Vergütung sollte so gestaltet werden, dass die Interessen des Managers und die Interessen der Anleger optimal aufeinander abgestimmt sind. Den Best Practices zufolge erhält der Manager eine Managementgebühr, die dafür ausreicht, das Vehikel zu verwalten. Darüber hinaus ist eine Übertragungsstruktur vorgesehen, die den Manager für den Mehrwert entlohnt, der zusätzlich zur erwarteten Rendite im Basis-Szenario erzielt wird.

Interessenkonflikte: Es sollte ein deutlich abgestecktes Protokoll für den Umgang mit Interessenkonflikten vorhanden sein, das von den Non-Executive Officers oder den Anlegern beaufsichtigt wird. Das Protokoll sollte festlegen, inwieweit der Manager dem Vehikel exklusive Anlageoptionen anbieten muss. 

Sowohl der Manager als auch die Non-Executive Officers und die Anleger sollten Zugang zu sensiblen Informationen über das AnlageVehikelund die beteiligten Parteien haben. Diese Informationen müssen so behandelt werden, wie in den Anlagebedingungen festgelegt. Grundsätzlich muss die Notwendigkeit zur vertraulichen Behandlung der Informationen gegen die Notwendigkeit zur Sicherstellung der Transparenz abgewägt werden. Im Falle eines Konfliktes sollte die Erforderlichkeit der Transparenz Vorrang haben. Allerdings wird davon ausgegangen, dass Informationen, die im Falle ihrer Offenlegung einen Wettbewerbsnachteil für das Vehikel bewirken würden, vertraulich behandelt und nicht der breiten Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden. Vertraulichkeitsbestimmungen sollten alle Anleger an dieselben Beschränkungen binden und dürfen es den Anlegern nicht effektiv untersagen, die Rechte auszuüben, die ihnen gemäß den Anlagedokumenten zustehen.