Guidelines

Der Fondsmanager sollte geeignete Systeme und Prozesse einführen um die Einhaltung der Fondsvertragswerke zu überwachen und dies dem Fonds, den Personen in Aufsichts-, Beirat- und Anlageausschussfunktionen, den Anlegervertretern und den Anlegern bestätigen.

Die vertraglich festgelegten Pflichten des Fondsmanagers umfassen in der Regel die Pflicht die Einhaltung der Fondsvertragswerke durch den Fonds sicherzustellen. Die zugrundeliegenden Bestimmungen werden Anlegern sowie potenziellen Anlegern zusammen mit der Anlagestrategie und dem ersten Businessplan des Fonds offen gelegt. Um die Einhaltung der Fondsvertragswerke bestätigen zu können, muss der Fondsmanager die Vertragsbestimmungen vollständig verstehen.

Die Vertragswerke sollten im Falle eines Vertragsbruchs durch den Manager verfügbare Rechtsmittel für die Anleger enthalten.

Die Fondvertragswerke sollten die Anlagepolitik des Fonds sowie dessen Restriktionen klar darstellen und darlegen wie diese Prinzipien und Best Practices in der Praxis durch die am Fonds beteiligten Parteien umgesetzt werden. Die Fondsvertragswerke müssen so formuliert sein, dass sie klare verbindliche Verpflichtungen für den Fonds und die Anleger schaffen.

Der Fondsmanager sollte die Corporate Governance Best Practices grundsätzlich bereits bei Auflegung des Fonds in die Anlagepolitik einbeziehen. Im Anschluss sollte der Fondsmanager prüfen, in welchem Umfang der Fonds diese Best Practices einhält und dies im Jahresbericht oder an anderer Stelle erläutern, wobei Abweichungen von dem Best Practice Framework zu begründen sind. Somit können sich die Anleger eine eigene Meinung über die Corporate Governance des Fonds bilden.

Die Fondsvertragswerke sollten die Rollen und Entscheidungskompetenzen der Personen in Aufsichts-, Beirat- und Anlageausschussfunktionen und der Anleger bezüglich vorbehaltener Fragen festlegen.

Bei Auflegung sollten Anleger bestimmten Schlüsselparametern des Fonds zustimmen dessen Änderung oder Verletzungen den Anlegern bzw. deren Zustimmung vorbehalten sind, z.B.:

• die Bestimmungen der Fondsvertragswerke;
• die Anlagestrategie des Fonds;
• der Zeitplan des Fonds und Terminierungsprozesse;
• die Verschuldungsgrenzen des Fonds;
• der Liquiditätsmechanismus des Fonds;
• die Entlassung oder Ersetzung des Fondsmanagers; und
• die Gebührenstruktur des Fondsmanagers.

Angelegenheiten, die Personen in Aufsichts-, Beirat- und Anlageausschussfunktionen oder Anlegervertretern vorbehalten sind, sind z.B.:

• Der jährliche Geschäftsplan;
• Beilegung von Interessenskonflikten;
• Wechsel des externen Gutachters und wesentliche Änderungen in der Bewertungsmethode;
• Wechsel des externen Abschlussprüfers sowie Änderungen der Rechnungslegungsprinzipien oder -regularien, wenn diese maßgebliche Auswirkungen auf die Bilanzierung haben können;
• Angelegenheiten, die das permanente Risikomanagement betreffen;
• Ernennung externer Berater zur Anlegervertretung in bestimmten Angelegenheiten, wie z.B. Belange im Zusammenhang mit der Identifizierung und Management von Risiken;
• Wechsel von Schlüsselmitarbeitern, einschließlich Ernennung von Stellvertretern;
• alle Situationen, in denen ein Haftungsrisiko für Anleger besteht;
• vertrauliche Angelegenheiten bei denen die Anlageart oder der entsprechende Markt besonders sensibel sind.

Hinsichtlich solcher besonderen Angelegenheiten erwarten die Anleger, dass der Fondsmanager ihnen, den Personen in Aufsichts-, Beirat- und Anlageausschussfunktionen oder den Anlegervertretern ausreichende Informationen, einschließlich professioneller Beratung, als Entscheidungsgrundlage zur Verfügung stellt. Ebenfalls wird vorausgesetzt, dass sich Personen in Aufsichts-, Beirat- und Anlageausschussfunktionen und Anleger bei Bedarf im Vorfeld absprechen und eine entsprechende Berichterstattung rechtzeitig erfolgt.

Mit zunehmender Anlegerzahl in einem Fonds kann eine niedrigere Schwelle für wichtige Entscheidungen angemessen sein. In offenen Fonds mit etablierten Liquiditätsmechanismen, die Investoren Ausstiegsmöglichkeiten bieten, haben Anleger möglicherweise weniger Einfluss- und Kontrollmöglichkeiten als in geschlossenen Fonds, bei denen Ausstiegsmöglichkeit außerhalb der vereinbarten Investmentperiode stark eingeschränkt sind.

Die Genehmigung des jährlichen Businessplans ist möglicherweise nicht den Personen in Aufsichts-, Beirat- und Anlageausschussfunktionen oder den Anlegervertretern vorbehalten. Dennoch ist es Best Practice, diesen den Anlegern jährlich vorzulegen und einen Prozess einzurichten, der ihnen die Möglichkeit gibt Feedback zu geben und auf diese Weise ihre Ansichten mitzuteilen.

Die Fondsvertragswerke sollten darlegen, wie Fondsanteile ausgegeben und zurückgenommen werden.

Der Fondsmanager sollte eindeutig darlegen, wie die Fondsanteile ausgegeben und zurückgenommen werden. Bei geschlossenen Fonds werden die Anteile meist in Form eines oder mehrerer Closings ausgegeben, bei denen eine bestimmte Anzahl Anleger gleichzeitig zeichnet und die Rücknahme gegen Ende der Laufzeit des Fonds erfolgt.  Bei offenen Fonds erfolgt die Ausgabe und Rücknahme von Anteilen regelmäßig, etwa jährlich, vierteljährlich, monatlich oder sogar täglich. Die Bewertungsmethode der Anteile einschließlich der angewendeten Immobilienbewertungs- und Rechnungslegungsprinzipien sollten klar dargelegt werden. In bestimmten Gerichtsbarkeiten und bei bestimmten Fondsstrukturen ist der Mechanismus gesetzlich vorgeschrieben.

Eine Verlängerung der Fondslaufzeit ist eine Gelegenheit für den Fondsmanager die Corporate Governance des Fonds gemeinsam mit den Anlegern zu überdenken.

Wird auf Vorschlag des Fondsmanager, die Fondslaufzeit oder eine kurze Restlaufzeit verlängert, um den Verkauf von Immobilien zu ermöglichen (wobei es sich nicht um eine in den Bestimmungen der Fondsvertragswerke festgelegte Verlängerung handelt), stellt dies in Wirklichkeit die Auflegung eines neuen Fonds dar. Somit besteht in diesem Fall die Möglichkeit, die Bestimmungen der Fondsvertragswerke zu überdenken.

Personen in Aufsichts-, Beirat- und Anlageausschussfunktion und Anlegervertreter sollten sicherstellen, dass der Fondsmanager über ausreichende Systeme zur Überwachung der Einhaltung der Fondsvertragswerke verfügt.

Personen in Aufsichts-, Beirat- und Anlageausschussfunktion und Anlegervertreter sollten sicherstellen, dass der Fondsmanager über ausreichende Systeme zur Überwachung der Einhaltung der Fondsvertragswerke verfügt.

In Situationen, in denen der Vertrag des Fondsmanagers gekündigt wurde, sollten die Personen in Aufsichts-, Beirat- und Anlageausschussfunktionen und Anlegervertreter Stabilität und Kontinuität während des Übergangzeitraumes gewährleisten.

Personen in Aufsichts-, Beirat- und Anlageausschussfunktionen sollten (wenn sie von den Anlegern unabhängig sind) als Vermittler zwischen Anlegern und Fondsmanager handeln und gemeinsam mit den Anlegern die Konsequenzen und Kosten prüfen, die mit dem Wechsel des Fondsmanagers verbunden sind.

Anleger sollten die Bestimmungen der Fondsvertragswerke vollständig verstehen, bevor sie eine Anlage tätigen. Durch die Signatur der Zeichnungsvereinbarung bestätigen die Anleger die Akzeptanz der Fondsvertragswerke.

Um Anlegern zu ermöglichen ein Investment vollständig zu verstehen, sollten die Fondsvertragswerke auf die Fondsstrategie, den Betrieb des Fonds, die Beziehungen zwischen Anlegern und Fonds und die sich daraus ergebenden Verpflichtungen (einschließlich Anlegerentscheidungen, Versammlungen und Abstimmungen) sowie die Liquiditätsmechanismen für Anleger, einschließlich ggf. möglicher Ausstiegsverfahren bei Auflösung, eingehen. Von Anlegern wird erwartet, dass sie die ihnen auferlegten Verpflichtungen erfüllen. Die Bestimmungen der Fondsvertragswerke sollten klar und eindeutig sein und die Gerichtsbarkeit nennen, in der Versammlungen abgehalten werden, bei denen über wichtige, Anlegern vorbehaltene Angelegenheiten entschieden wird.