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Konsultationsprozesse für Vehikelauflösung oder -verlängerung
Wenn zutreffend, sollte der Investmentmanager Vorschläge zur Vehikelverlängerung unterbreiten, sobald deutlich wird, dass eine Verlängerung möglicherweise erforderlich sein wird, auf jeden Fall aber mindestens ein Jahr vor dem ursprünglichen Ablaufdatum des Vehikels.
Wenn zutreffend, sollte der Investmentmanager die Anleger mindestens ein Jahr vor Ende der Vehikellaufzeit, im optimalen Falle jedoch zwei Jahre davor, auf angemessene Weise davon in Kenntnis setzen, dass ein Vehikel aufgelöst wird.
Der Investmentmanager sollte für jeden Auflösungs- oder Verlängerungsprozess einen deutlichen Zeitplan vorlegen. Der Zeitplan sollte Teil der Vehikeldokumentation sein und Abläufe für den Investmentmanager und die Anleger enthalten, die sie während des gesamten Auflösungs- oder Verlängerungsverfahrens befolgen müssen. Darüber hinaus sollten Einzelheiten aller Informationen offengelegt werden, die der Investmentmanager den Anlegern zur Verfügung gestellt hat.
Der Investmentmanager sollte den Anlegern einen Zeitraum von mindestens acht Wochen vor einer formellen Abstimmung einräumen, in welchem sie die Vorschläge prüfen können.
Sowohl der Investmentmanager als auch die Anleger sind verpflichtet, dafür zu sorgen, dass bis zum Ende der Vehikellaufzeit ausreichend Zeit von Führungskräften in Anspruch genommen werden kann. Manager und Anleger sollten weiterhin dafür sorgen, dass alle beteiligten Personen aktiv in den Konsultationsprozess eingebunden sind. Nach Möglichkeit ist anstatt des individuellen Investmentmanagers alternativ ein Senior Manager (mit angemessener Erfahrung) für den Verlängerungsprozess verantwortlich.
Ein Anleger sollte über eine einheitliche, dokumentierte „House View“ des Vehikels verfügen, die von allen beteiligten Mitarbeitern geteilt wird, um Probleme in letzter Minute zu vermeiden.
Sollte diese noch nicht bestehen, wird empfohlen, zu Ende der Vehikellaufzeit einen Beratungsausschuss für Anleger einzurichten, welcher am Auflösungs- oder Verlängerungsprozess beteiligt ist.
Der Investmentmanager sollte darauf vorbereitet sein, das Vehikel aufzulösen, falls keine Übereinstimmung über eine Verlängerung erzielt wird.